Pytania i odpowiedzi

Na tej stronie znajdują się odpowiedzi na pytania dotyczące 1. konkursu grantowego, przesłane do nas lub zadane podczas spotkań i webinariów.

Procedury w Programie

Działania z udziałem odbiorców nie mogą odbywać się na terenie Warszawy. Niekwalifikowany będzie również udział odbiorców zamieszkujących na terenie Warszawy. Wyjątkiem mogą tu być np. działania z udziałem przedstawicieli administracji publicznej, która ma swoją siedzibę w Warszawie, a które są niezbędne dla osiągnięcia rezultatów projektu. Uzasadnione będą również ponoszone na terenie Warszawy koszty związane z prowadzeniem projektu (koordynacja, księgowość, zakup materiałów itp.), jeżeli Wnioskodawca ma tam swoją siedzibę.

Organizacja musi wykazać, że w ostatnich trzech latach licząc wstecz od dnia ogłoszenia konkursu (17.03.2018 – 17.03.2021) realizowała i rozliczyła 3 projekty. Te projekty mogą być rozpoczęte wcześniej, ale muszą zakończyć się i być rozliczone w podanym powyżej terminie. Musi być to doświadczenie własne organizacji wnioskującej (Lidera), a nie Partnera/ów. Doświadczeniem może być natomiast udział Wnioskodawcy (Lidera) w jakimś projekcie w roli Partnera. Źródło finansowania projektów nie ma znaczenia – może to być dotacja ze źródeł publicznych lub prywatnych, może to być też zbiórka publiczna celowa. Istotne jest to, by opisywane przedsięwzięcie było projektem, a więc miało konkretny horyzont czasowy, działania, cele i rezultaty; dokładna definicja projektu znajduje się w Podręczniku. Projekt musi być rozliczony zgodnie z wymogami grantodawców określonymi najczęściej w umowie dotacyjnej.

„Rozliczone” – oznacza sprawozdanie z projektu zaakceptowane przez grantodawcę. Wnioskodawca jest w stanie przedstawić na życzenie dokument potwierdzający rozliczenie lub inną formę potwierdzenia od grantodawcy (np. mail z akceptacją sprawozdania lub zapis w umowie grantowej, że jeśli nie ma pytań przez np. 2 m-ce to znaczy, że można uznać projekt za rozliczony).
Na etapie oceny formalnej Operator sprawdza, czy pola w formularzu są wypełnione.
W przypadku decyzji o dofinansowaniu, przed podpisaniem umowy Operator sprawdza sprawozdania finansowe – wówczas w razie wątpliwości, np. jeśli nie zgadza się wpisane doświadczenie (kwoty projektów) z bilansem etc., Operator może poprosić o wyjaśnienia, w tym potwierdzenia rozliczenia dotacji, które zostały wpisane do wniosku.

Warunek doświadczenia dotyczy wybranego obszaru tematycznego – czyli składając wniosek w danym obszarze, w przypadku małych grantów, należy pokazać osobę w zespole, która legitymuje się doświadczeniem w danym obszarze (nie w analogicznym projekcie).

Katalog rejestrów zawierający uprawnione do wnioskowania podmioty jest zamknięty. Nie ma w nim mowy o rejestrach klubów sportowych. Jeżeli jednak klub sportowy działa jako stowarzyszenie rejestrowe lub zwykłe, formalnie jest uprawniony do złożenia wniosku. Trzeba jednak podkreślić, że na etapie weryfikacji merytorycznej oraz przed podpisaniem umowy grantowej, będzie sprawdzana zgodność celów i form realizacji zawarta w statucie (lub regulaminie) podmiotu z celami Programu. Będzie też weryfikowane doświadczenie w danym obszarze (przy ścieżce na duże granty) lub doświadczenie przynajmniej jednego członka zespołu (przy ścieżce na małe granty).

Wymóg posiadania organu kontroli wewnętrznej (np. rady fundacji) dotyczy wyłącznie fundacji, w których zarządzie zasiada tylko jedna osoba.

Organizacja w dniu składania wniosku musi posiadać zarząd kilkuosobowy lub organ nadzorczy (w przypadku zarządu jednoosobowego). Informacja o zarządzie i organie nadzorczym musi być odnotowana w KRS. W tym przypadku liczy się sytuacja oganizacji na dzień złożenia wniosku. Nie ma wymogu długości sprawowania zarządu w takim składzie.

Podmioty składające wniosek do Programu muszą być zarejestrowane w jednym z poniższych rejestrów: Krajowy Rejestr Sądowy, ewidencji stowarzyszeń zwykłych lub rejestr Kół Gospodyń Wiejskich prowadzony przez Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. To jest zamknięty katalog rejestrów.

Biblioteka może składać wniosek w partnerstwie z organizacją sektora społecznego, która jest Liderem projektu.

Uprawnione do złożenia wniosku są spółki non-profit, czyli spółki akcyjne lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które nie działają w celu osiągnięcia zysku, przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy ani pracowników. Warunki te muszą znajdować się w umowie lub statucie spółki. Trzeba pamiętać, że spółka może starać się o grant tylko w przypadku, gdy jej akcjonariuszami/ wspólnikami są wyłącznie następujące podmioty (jeden lub więcej): stowarzyszenie, związek stowarzyszeń, fundacja, spółdzielnia socjalna, koło gospodyń wiejskich, kościelna osoba prawna, które znajdują się wśród podmiotów uprawnionych do starania się o granty. O grant nie może ubiegać się spółka, której akcjonariuszem/ wspólnikiem jest tylko jedna organizacja i jednocześnie zarząd spółki jest jednoosobowy, ani osoby fizyczne. Natomiast spółka z o.o. założona przez osobę fizyczną może być Partnerem projektu.

Na etapie weryfikacji formalnej nie wymagamy żadnych dokumentów, wystarczy opis doświadcznia jakim dana osoba dysponuje oraz za co będzie odpowiedzialna w projekcie.

Partner formalnie musi spełnić kryteria jedynie w zakresie osobowności prawnej, a zatem musi być jednostką sektora publicznego, prywatnego bądź pozarządowego, albo grupą nieformalną (w tym wypadku nie będzie mógł dysponować odrębnym budżetem). Jedynym wykluczeniem z grona Partnerów jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Uzasadnienie udziału Partnera i jego rola w projekcie jest jednak jednym z kryteriów oceny merytorycznej.

Przede wszystkim doświadczenie powinien wykazać zespół Lidera Projektu a u Partnera oczywiście też mile widziane będzie doświadczenie.

Tak, w tej sytuacji będzie traktowana jak grupa nieformalna. Jeśli jej status się zmieni w trakcie trwania projektu, będzie trzeba podpisać aneks do umowy grantowej.

Organizacja Lidera i Partnera mogą być zarejestrowane w Warszawie, ważne jest, żeby działania/grupy odbiorców były zlokalizowane poza Warszawą.

We wniosku znajduje się część dotycząca doświadczenia organizacji, jej profilu, realizowanych projektów. Poza tym Wnioskodawca będzie podpisywać szereg oświadczeń we wniosku, dotyczących także wartości demokratycznych, a później, na etapie podpisywania umowy, potwierdzać je odpowiednimi dokumentami.

Jak najbardziej członkowie organizacji Wnioskodawcy czy Partnera mogą uczestniczyć w działaniach przewidzianych w projekcie.

Każdy oddział posiadający osobowość prawną może być samodzielnym Wnioskodawcą w Programie Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny. Jeśli natomiast oddziały nie posiadają osobowości prawnej, wtedy cała organizacja (oddział główny wraz z oddziałami terenowymi) może wystąpić tylko raz jako Wnioskodawca/Lider projektu i raz jako Partner projektu.

W konkursie na projekty interwencyjne będą obowiązywały te same zasady, co w konkursach na projekty tematyczne, a zatem organizacja może złożyć w konkursie jeden wniosek jako Lider i jeden wniosek jako Partner (lub być tylko Partnerem w wielu wnioskach). Konkursy liczone są oddzielnie, a zatem można w każdym z trzech konkursów: dwóch na projekty tematyczne i jednym na projekty interwencyjne złożyć po jednym wniosku jako Lider.

Jedna organizacja może złożyć jeden wniosek jako Lider i jeden wniosek jako Partner, bądź, jeżeli nie składa wniosku jako Lider, uczestniczyć w partnerstwie w nieograniczonej liczbie projektów.

Realizacja projektów w 1. konkursie musi rozpocząć się między 1.10 a 31.12.2021. Jesli umowa zostanie podpisana np. w połowie października, a realizacja zaplanowana był od 1.10, to koszty poniesione od 1.10 będą kwalifikowane.

Planujemy zakończyć podpisywanie umów w ciągu dwóch miesięcy. Wszystko zależy od tego, czy zostane dostarczony komplet dokumentów, czy projekt, w części instytucjonalniej, nie będzie wymagał większych modyfikacji i pracy z tutorem.

Tak. Alokacja środków w poszczególnych obszarach jest podzielona na granty małe i duże.

Podział procentowy na poszczególne regiony dopuszcza możliwość przesunięcia 15% środków pomiędzy regionami, w zależności od jakości wniosków w danym województwie.

Wniosek może obejmować teren kilku województw, zaznaczacie wtedy jego zasięg ponadregionalny. Będzie się wówczas kwalifikować do koszyka regionalnego, odpowiadającego miejscu rejestracji Wnioskodawcy.

II konkurs na projekty tematyczne: styczeń 2022, nabór ciągły na projety interwencyjne: czerwiec – grudzień 2021, maj 2022 – maj 2023; tabela z opisem wszystkich konkursów i alokacji znajduje się w I części Podręcznika w rozdziale 3.

Tak. Weksel podpisywany jest na całą wartość grantu. Podpisany musi być przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zgodnie ze zgłoszeniem do KRS lub innego rejestru, o którym mowa jest w Ogłoszeniu o naborze. Są dwie możliwości podpisania weksla: albo w siedzibie FRDL w jednym z ośrodków regionalnych lub u notariusza, a następnie przesłanie listem poleconym do konsultanta w swoim ośrodku.

Nie – związki pracodawców i cechy rzemieślnicze nie są podmiotami uprawnionymi do składania wniosków w Programie. Nie wystarczy w tym przypadku sam wpis do KRS – trzeba spełniać jeszcze pozostałe warunki, w tym bycie jednym z typów podmiotów wymienionych w ogłoszeniu o naborze jako uprawnione do bycia Wnioskodawcami. Na liście tej nie ma związków pracodawców ani cechów rzemieślniczych, które – choć często wpisane do rejestru stowarzyszeń – mają osobne formy prawne. Podmioty te mogą natomiast być partnerami w projektach w ramach Programu.

Partnerstwa polskie i współpraca międzynarodowa

Posiadanie Partnera nie jest wymagane, natomiast za posiadanie Partnera, którego udział w projekcie jest dobrze uzasadniony, można otrzymać dodatkowe punkty (patrz: Karta oceny eksperta – cz. II). Doświadczenie Partnera będzie również elementem oceny kompetencji i zasobów Wnioskodawcy (patrz: Karta oceny eksperta – cz.III).

O dodatkową kwotę (do 15% podstawowej wysokości grantu) na pokrycie kosztów współpracy dwustronnej (w tym udziału Partnera zagranicznego w projekcie) można wnioskować wyłącznie w przypadku realizacji projektu w partnerstwie z podmiotem/ami z Państw-Darczyńców, tj. Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu. Środki na współpracę z pozostałymi Partnerami – z Polski lub z innych państw objętych Programem, tj. Państw-Beneficjentów Funduszy EOG oraz państw ościennych – muszą zostać uwzględniowe w podstawowej wysokości grantu, o który będziecie się Państwo ubiegać.

Tak, za dobrze uzasadniony udział w projekcie Partnera/Partnerów z Polski można uzyskać jeden dodatkowy punkt (niezależnie od liczby Partnerów). Szczegóły zawarte są w Karcie oceny eksperta – cz. II.

Do grupy Państw-Beneficjentów Funduszy EOG zaliczamy: Bułgarię, Chorwację, Cypr, Czechy, Estonię, Grecję, Litwę, Łotwę, Maltę, Polskę, Portugalię, Rumunię, Słowację, Słowenię oraz Węgry.

Partnerami zagranicznymi w projektach mogą być – oprócz Państw-Beneficjentów Funduszy EOG z terenu UE (Bułgaria, Cypr, Chorwacja, Czechy, Estonia, Grecja, Litwa, Łotwa, Malta, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Węgry) – także podmioty z Państw-Darczyńców (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) oraz z państw ościennych, tj. Białorusi, Ukrainy i Federacji Rosyjskiej. Są to jedyne państwa, z których mogą pochodzić zagraniczni Partnerzy projektowi w Programie.
Jeśli chodzi o miejsce realizacji działań w projekcie, to prosimy pamiętać, że zasadniczym celem Programu jest rozwój społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i wszelkie działania, w tym te prowadzone na terenie innego kraju, powinny mieć jakiś wpływ na to, co może się zmienić w społeczeństwie polskim dzięki nim. Prowadzenie działań poza Polską powinno być zatem dobrze uzasadnione w kontekście celów Programu i wybranego obszaru wsparcia.

Tak, można zaplanować działanie na terytorium kraju, z którego pochodzi Partner projektu.

W przypadku projektu partnerskiego, to w budżecie Lidera musi znajdować się największa część kosztów całkowitych (tzn. kosztów projektu i środków na rozwój instytucjonalny). Budżet żadnego z Partnerów nie może być wyższy od budżetu Lidera.

Deklaracja partnerska może być przesłana za pośrednictwem Generatora wniosków w formie skanu.

Na etapie składania wniosku, Wnioskodawca dołącza do wniosku deklarację współpracy partnerskiej podpisaną przez siebie i Partnera/Partnerów. Do podpisania umowy grantowej będzie potrzebna dodatkowo umowa grantowa między Wnioskodawcą (Liderem) a Partnerem/Partnerami projektu. Jej podpisanie będzie musiało poprzedzać podpisanie umowy grantowej z Operatorem Programu.Na etapie realizacji projektu Partner będzie rozliczał się z Wnioskodawcą notami obciążeniowymi, do których powinien dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki objęte notą. Dokumenty te powinny być opisane zgodnie z wytycznymi Programu.

Partnerami w projekcie nie mogą być osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a zatem nie mogą być również zatrudniane na podstawie umowy kontraktowej. W takiej sytuacji mówimy o koszcie podwykonawstwa, a nie koszcie współpracy partnerskiej. Program wyklucza również rozliczanie z Partnerami na podstawie faktur, możliwym obciążeniem pomiędzy Liderem a Partnerem projektu jest nota obciążeniowa. Jeżeli Partner jest firmą nie 1-osobową i ma realizować zadania merytoryczne w projekcie (np. prowadzić zajęcia), to powinien być w stanie wykazać, że przychód w postaci dotacji z grantu (przekazany przez Lidera na mocy umowy grantowej) przeznaczył na wynagrodzenia swoich pracowników. Nie podpisuje wówczas z Państwem umowy na wykonanie usługi, tylko umowę partnerską, gdzie wśród jego zadań wymienione jest prowadzenie konkretnych zajęć i wystawia Wam notę obciążeniową na określoną kwotę, która pokryje wynagrodzenie osób po jego stronie, które te zajęcia przeprowadziły.

Tak – w ramach środków przeznaczonych na współpracę dwustronną (z podmiotami z Państw-Darczyńców) można finansować różne koszty związane z realizacją tej współpracy, m.in. koszty wynagrodzeń, podróży, ale też np. tłumaczenia dokumentów/materiałów czy też usług tłumaczeniowych.

Nie – niezależnie od tego, czy taka fima zatrudnia pracowników, jeśli jest zarejestrowana jako własność jednej osoby, nie może zostać partnerem w projekcie w tej edycji konkursu. Wyłączenie to dotyczy zarówno firm polskich, jak i zagranicznych. Czy przedsiębiorstwo ma status jednosobowej działalności gospodarczej, należy ustalić z partnerem, a najlepiej sprawdzić również samodzielnie w rejestrze przedsiębiorców w danym kraju (są one zwykle publicznie dostępne w internecie).

Nie. Warunkiem możliwości wykorzystania środków z tzw. dodatkowej puli na współpracę dwustronną jest formalne partnerstwo z co najmniej jednym podmiotem z któregoś z Państw-Darczyńców (Islandia, Liechtenstein, Norwegia). Na etapie składania wniosku oznacza to konieczność załączenia deklaracji partnerskiej, a przed podpisaniem umowy grantowej (w przypadku uzyskania dofinansowania) – podpisania umowy partnerskiej.

Komunikacja

Grupa odbiorców/odbiorczyń projektu to osoby bezpośrednio zaangażowane, włączone w realizację projektu, często w charakterze uczestników działań. Społeczność to większa grupa, w której odbiorcy i odbiorczynie funkcjonują, nierzadko mająca charakter opiniotwórczy, formujący zachowania zbiorowości.

Jeżeli ważnym elementem projektu będą działania o charakterze medialnym, to potencjał Partnerów, specjalizujących się w takich działaniach będzie wzięty pod uwagę przy ocenie merytorycznej.

Rozwój instytucjonalny

Środki na rozwój instytucjonalny są kwotą dodatkową, niezależną od dotacji na realizację projektu. Środki te mogą zostać przeznaczone wyłącznie na rozwój organizacji. Środki przeznaczone na rozwój organizacji nie mogą być wydatkowane na realizację projektu.

Dotacja na rozwój instytucjonalny może zostać wykorzystana w znacznej części lub całości przez Partnera projektu, pod warunkiem że jest on organizacją społeczną. Nadal jednak za całość rozliczenia Grantu odpowiadać będzie Lider.

Tak, z grantu na rozwój instytucjonalny można sfinansować szkolenia za granicą.

Nie, ekspert ocenia wniosek grantowy i czyta plan rozwoju instytucjonalnego, akceptując go bądź przekazując do dalszej modyfikacji. Z tutorem pracować będą organizacje, których plan będzie wymagał poprawy – konsultując go i wypracowując nowe rozwiązania.

Plan rozwoju instytucjonalnego może, ale nie musi być w jakikolwiek sposób związany z tematyką projektu. Istotne jest, żeby odzwierciedlał misję i strategiczne plany organizacji, a zaplanowane działania były w stanie zapewnić realizację wyżej wspomnianej misji.

Partner nie robi osobnego planu rozwoju, ale Lider może uwzględnić Partnera w swoim planie i sfinansować działania związane z jego udziałem w realizacji planu.

Tak, można przygotować strategię rozwoju fundraisingu i przygotować konieczne do jej realizacji narzędzia, dopóki nie będą używane do prowadzenia działalności gospodarczej, ani działalności statutowej odpłatnej.

Dla miasta samego nie, gdyż rozwój instytucjonalny dotyczy organizacji sektora społecznego, a nie administracji publicznej.

Rodzaje działań

Nie, przy wypełnianiu wniosku będziecie musieli zadeklarować wybór jednego obszaru, którego cele są zbieżne z celami Waszego projektu.

Środki na rozwój instytucjonalny (czyli umożliwiające realizację celów obszaru 4) będą przyznawane wyłącznie organizacjom, które otrzymają grant na projekt złożony w jednym obszarze wsparcia (do wyboru obszar 1, 2 lub 3).

Do Wnioskodawcy należy przekonanie Ekspertów o prawidłowości diagnozy problemu i zasadności projektu, dlatego najlepiej podeprzeć się źródłami. Źródła powinny być aktualne, wiarygodne i dotyczyć problemów, które są opisywane we wniosku. Mogą to być zarówno opracowania zewnętrznych podmiotów doświadczonych w realizacji badań, ale też badania własne organizacji wraz z opisem zastosowanej metodologii.

W programie Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny nie podajemy zamkniętego katalogu grup narażonych na dyskryminację lub wykluczenie. Zadaniem Wnioskodawców ubiegających się o dotację jest: 1) precyzyjne wskazanie grupy docelowej; 2) wykazanie, dlaczego grupa ta jest narażona na dyskryminację, czyli na nierówne, gorsze traktowanie osób w oparciu o ich przynależność do pewnej grupy, wyróżnionej na podstawie jednej cechy, np. wyznania, pochodzenia etnicznego/narodowego, płci, orientacji seksualnej lub stopnia sprawności; 3) podobnie, dlaczego grupa ta jest narażona na wykluczenie (to znaczy, że z przyczyn od niej niezależnych nie może w pełni uczestniczyć w ważnych aspektach życia społecznego).

Definicja „osób z grup mniejszościowych oraz osób narażonych na wykluczenie społeczne” obejmuje grupy zagrożone wykluczeniem cyfrowym i zawodowym.

Aktywizacja w ramach planowanych działań jest niewątpliwie konieczna, natomiast zawsze zachęcamy do działań, które uwzględniają perspektywę i potrzeby odbiorców już na etapie planowania projektu. Może to Wam pomóc przygotować bardziej efektywne działania.

Jeżeli projekt dotyczący przeciwdziałania przemocy w rodzinie jest oznaczony jako temat o znaczeniu szczególnym, wówczas tak, jego zasadnicza część powinna być poświęcona temu tematowi. Projekt może być również złożony w obszarze 2 i dotykać różnych kwestii związanych z wykluczeniem, m.in. przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie.

Nasz Program nie finansuje projektów stricte sportowych, natomiast działania o charakterze sportowym mogą być (jednym z wielu) elementów projektu, jeżeli np. prowadzą do pogłębienia procesów integracji społeczności, wyrównywania szans osób wykluczonych itd.

Tak, ale będzie to wymagało aneksowania umowy. Rekomendujemy również wpisanie takiego „planu B” do wniosku wraz z uzasadnieniem.

Przy określaniu obszaru warto zastanowić się, czy i jak główny cel projektu wpisuje się w cele danego obszaru i wybrać ten, który jest jemu najbliższy. Bardzo dużo zależy również od charakteru opisu projektu i treści w nim zawartych – a zatem, czy nasz projekt ma przyczynić się do respektowania praw człowieka, minimalizowania dyskryminacji i mowy nienawiści (obszar 1), czy staramy się wspierać i wzmacniać grupy zagrożone wykluczeniem (obszar 2), czy raczej pracujemy nad poprawą stosowania narzędzi i procesów demokratycznych oraz zaangażowania obywatelskiego (obszar 3).

Tak, projekt ma wtedy status projektu ponadregionalnego (co należy zaznaczyć we wniosku grantowym).

W przypadku projektów o znaczeniu szczególnym zasadnicza część zaplanowanych działań powinna dotyczyć tematu o znaczeniu szczególnym, ale może on zawierac także inne elementy.

Tak, działania na rzecz grup zagrożonych wykluczeniem, w tym osób z niepełnosprawnościami, mogą być ujęte w obszarze 2.

15 – 29 lat (15-25 młodzież, 25-29 młodzi dorośli)

Osoby zaangażowane w działana w ramach projektu to:

  • grupy docelowe projektu, czyli jego beneficjencji
  • osoby zaangażowane do realizacji projektu (odpłatnie lub wolontariacko – trenerzy, wolontariusze, mediatorzy, prawnicy udzielający pomocy), ale NIE stały personel projektu (koordynator, księgowa itp.).

Ten wskaźnik odnosi się do projektów uwzględniających element badawczy. Jeżeli organizacja, w ramach swoich działań, przewiduje badania na konkretnej grupie odbiorców (przed i po zakończeniu działań z ich udziałem w ramach projektu), w toku których będzie pytała badanych o poczucie sprawczości i będzie mogła porównać wyniki (np. wzrost lub spadek tego poczucia), to może uwzlędnić ten wskaźnik i podać zakładany wynik w %. Rekomendujemy, by nie planować wzrostu większego niż 10%.

Liczymy tylko uczestników form wsparcia: konsultacji (doradztwa), warsztatów, coachingu, mediacji, pomocy prawnej. Nie nalezy liczyć uczestników konferencji, szkoleń dla profesjonalistów (ToT), kampanii, ale też procesów partycypacyjnych (to nie są formy wsparcia).

Liczymy polityki/akty prawne na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, na które dany projekt ma wpływ lub do których działania projektowe odnosiły się w bezpośredni sposób, na przykład:

  • polityka/akt prawny został zainicjowany przez prowadzących/uczestników projektu;
  • polityka/akt prawny, który został skonsultowany przez prowadzących/uczestników projektu/do którego zgłoszono uwagi lub rekomendacje;
  • polityka/akt prawny, który został oprotestowany/zmieniony przez prowadzących/uczestników projektu.

Mogą to być np. projekty aktów prawnych zgłoszone w ramach inicjatyw uchwałodawczych albo do których zgłoszono uwagi w ramach procesu konsultacyjnego lub inicjatywy rzeczniczej, w sposób adekwatny do danego procesu.

Liczymy organizacje społeczne, które w związku z udziałem w projekcie prowadzą samodzielnie dalsze działania w tym zakresie. Czyli: organizacje pozarządowe (zarejestrowane w KRS oraz w innych rejestrach), grupy nieformalne. Nie liczymy tutaj JST oraz instytucji przez nie prowadzonych, ale także podmiotów sformalizowanych na podstawie ustaw samorządowych, np. rad osiedli/sołectw.

Liczymy organizacje społeczne, które w związku z udziałem w projekcie prowadzą samodzielnie dalsze działania w tym zakresie. Czyli: organizacje pozarządowe (zarejestrowane w KRS oraz w innych rejestrach), grupy nieformalne. Nie liczymy tutaj JST oraz instytucji przez nie prowadzonych, ale także podmiotów sformalizowanych na podstawie ustaw samorządowych, np. rad osiedli/sołectw.

Chodzi tutaj o osoby, które biorą udział w konsultacjach z udziałem jakichkolwiek publicznych ośrodków decyzyjnych: władz państwowych, lokalnych, ośrodków decyzyjnych wybranych lokalnie, np. rad jednostek pomocniczych czy władz związków międzygminnych, ale też publicznych instytucji kształtujących lokalną politykę w jakimś obszarze (np. ośrodka kultury). Pierwszy przypadek można więc na pewno uwzględnić. W drugim przypadku – to zależy od roli, w jakiej występuje podmiot, który prowadzi badanie. Jeżeli stowarzyszenie samorządowe, które prowadzi to badanie, robi to w imieniu/na rzecz Rady Metropolii (która w tym przypadku jest ośrodkiem decyzyjnym na poziomie Metropolii), to jak najbardziej można to uwzględnić.

Inicjatywa na poziomie projektu. Oprócz szkoleń i warsztatów można podejmować inne działania pomocne w rozwoju edukacji obywatelskiej: debaty, okrągłe stoły, wiece, konferencje, zajęcia praktyczne w terenie.

Publicznymi ośrodkami decyzyjnymi są organy władzy publicznej (np. rady gmin/powiatów, prezydenci/burmistrzowie/wójtowie, rady jednostek pomocniczych, sołtysi), instytucje publiczne (podmioty administracji publicznej, np. urzędy gminy, jednostki organizacyjne gminy) szczebla krajowego, regionalnego lub lokalnego, a także podmioty występujące w takiej roli (np. związki samorządowe lub związki międzygminne odpowiadające za kształtowanie jakiegoś obszaru lokalnej/regionalnej polityki publicznej). Sołtys i rada sołecka mogą być tu brane pod uwagę.

W działaniach w ramach projektu nie mogą zostać ujęte żadne wydarzenia organizacji prowadzone w ramach działalności odpłatnej lub gospodarczej. Jeżeli jednak wolontariusze w ramach działań projektowych zostaną zatrudnieni przy wydarzeniu odpłatnym, nie można ponosić żadnych kosztów z nimi związanych (np. wyżywienia, transportu itd), ani nie można wykazywać tego zaangażowania we wskaźnikach.

Generator i składanie wniosku

Tak, w tej części prosimy o pokazanie doświadczenia, jakim dysponuje Wnioskodawca w obszarze, do którego odwołuje się projekt. Najlepiej powołać się na konkretne projekty i ich efekty przytaczając zarówno wskaźniki ilościowe (liczba artykułów, wniosków, petycji itd), jak i opisać zmianę, jaką osiągnięto tymi działaniami.

Tak, znajdują się w karcie oceny merytorycznej wniosku, która jest załącznikiem nr 7 i 8 do ogłoszenia konkursowego. Można ją znaleźć na naszej stronie internetowej w zakładce granty/konkurs 1.

Wspólnie z Programem Krajowym specjalnie tak dopasowaliśmy terminy, aby wyniki wniosków wstępnych w Krajowym były znane przed rozpoczęciem składania wniosków w Regionalnym. Jeżeli wniosek wstępny w Funduszu Krajowym nie przeszedł do drugiej tury można, po dostosowaniu do warunków Funduszu Regionalnego, złożyć go u nas. Trzeba jednak pamiętać, że wniosku, który uzyskał dofinansowanie w Funduszu Krajowym, nie można składać do Funduszu Regionalnego.

Osoba zarządzająca projektem/ koordynator projektu to koszt bezpośredni personelu (należy go wykazać w Generatorze w części E.BUDŻET). Koszty ewaluacji to koszty bezpośrednie, które powinny być uwzględnione w opisie działań w Generatorze (część C.PROJEKT) i w budżecie (część E.BUDŻET). Koszty operacyjne, takie jak czynsz za biuro, woda, prąd etc., to koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (należy wskazać stawkę ryczałtu w Generatorze w części E.BUDŻET).

Budżet i sprawy finansowe

- Koszty personelu -

Tak. Jeżeli pracownik/ca jest zatrudniony/a wyłącznie do realizacji projektu finansowanego z grantu, to koszty jego/jej wynagrodzenia są w 100% kosztami kwalifikowanymi. W przypadku osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne za personel przypisany do projektu mogą być uznane tylko te osoby, które wykonują pracę przez znaczną część trwania projektu. Za personel projektu może być także uznana osoba świadcząca usługi księgowe na potrzeby projektu, o ile wykonuje je w oparciu o umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną, w ramach czasu pracy faktycznie przeznaczonego na obsługę projektu. Każda umowa musi określać zadania, czas pracy, wysokość wynagrodzenia oraz informacje o źródle finansowania.

Tak, koszt koordynacji to kwalifikowany koszt bezpośedni projektu, który powinien zostać ujęty w budżecie w ramach kosztów personelu.

Koszty wynagrodzenia personelu projektu są bezpośrednim kosztem kwalifikowanym. Ze środków z grantu nie można finansować tzw. działalności bieżącej organizacji, niepowiązanej z realizacją projektu.

Pełen koszt wynagrodzenia jest kosztem kwalifikowanym, dotyczy to zarówno narzutów pracodawcy, jak i płatnego urlopu czy wynagrodzenia chorobowego. Informacja o źródle finansowania wynagrodzenia powinna znaleźć się w umowie lub w oddelegowaniu do projektu.
Jeżeli pracownik/a nie jest zatrudniony/a wyłącznie do realizacji projektu finansowanego z grantu, mogą być rozliczane tylko koszty faktycznie przepracowanych godzin na rzecz projektu, które należy dokumentować w formie ewidencji czasu pracy (obejmującej całkowity czas pracy na rzecz danej organizacji i podpisanej przez pracownika/czkę i przełożonego/ą).

Koszt koordynacji projektu jest bezpośrednim kosztem kwalifikowanym, bez względu na to, z kim podpisana jest umowa o pracę lub umowa zlecenie. W przypadku umowy z prezesem organizacji należy przestrzegać wewnętrznych zasad organizacji dotyczących zatrudniania członków zarządu, zgodnych ze statutem i polityką rachunkowości, oraz obowiązujących przepisów prawa.

W ramach kosztów personelu można rozliczyć koszty zatrudnienia osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą pod warunkiem podpisania z nią dedykowanej projektowi umowy cywilno-prawnej i rozliczania faktycznie przepracowanych godzin na rzecz projektu na podstawie ewidencji czasu pracy i po stawkach analogicznych do pozostalego personelu organizacji.

W przypadku osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne za personel przypisany do projektu mogą być uznane tylko te osoby, które wykonują pracę przez znaczną część trwania projektu, a ich wynagrodzenie jest analogiczne do stawek pozostałych osób zatrudnionych na stałe w organizacji. W przeciwnym razie mówimy o kategorii „koszty zakupu materiałów, towarów i usług, w tym koszty podwykonawstwa”, które należy ująć w budżecie w kosztach działań.

Tak, do rozliczenia kosztów czasu pracy na podstawie umowy zlecenie wymagane jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Umowa zlecenie powinna określać stawkę godzinową oraz liczbę godzin rozliczanych w ramach projektu.

- Koszty kwalifikowane -

W ramach programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny pobieranie opłat od uczestników projektu jest niedozwolone.

Tak, regranting jest działaniem wykluczonym w Programie.

Tak. Koszt zakupu wyposażenia lub środka trwałego jest kwalifikowanym kosztem bezpośrednim projektu, jeśli jest on integralnym i niezbędnym elementem do realizacji projektu i ma zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia zakładanych rezultatów. Środki muszą być zakupione na wczesnym etapie realizacji projektu. Warunkiem jest też, że będą one ubezpieczone i użytkowane w okresie trwania projektu i w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu oraz nie będą wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej i nie zostaną sprzedane w celu osiągnięcia zysku. Konkretny zakup zostanie zapisany w umowie grantowej.

Środki trwałe sfinansowane w ramach Programu nie mogą być przeznaczone do użytkowania w ramach działalności gospodarczej ani działalności statutowej odpłatnej.

Przekazywanie środków finansowych i świadczeń w naturze na rzecz innych podmiotów jest kosztem niekwalifikowanym. Jeżeli planują Państwo zakupić wyposażenie, powinno ono pozostać Państwa własnością. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wyposażenie jest zakupione przez Partnera na podstawie podpisanej umowy partnerskiej w ramach realizowanego projektu.

W przypadku amortyzacji środków trwałych należy kierować się ustawą o rachunkowości i wewnętrzną polityką rachunkowowści organizacji. Do ustalenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych stosuje się stawki określone w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2019 poz. 865 z późn. zm.). W ramach Programu kosztem bezpośrednim może być całość lub część amortyzacji zakupionych w ramach grantu środków trwałych, która odpowiada proporcji stopnia ich wykorzystania do celów realizacji projektu w trakcie jego trwania oraz pod warunkiem zapisu zakupu określonego środka trwałego w umowie grantowej, przy spełnieniu warunków opisanych w Podręczniku dla Wnioskodawców (str. 86-87).

Koszty postępowania sądowego są kosztem niekwalifikowanym, z wyjątkiem kosztów postępowań sądowych prowadzonych w ramach działań realizowanych w projekcie oraz będących niezbędnym elementem osiągnięcia zamierzonych rezultatów projektu. Informacja zawarta jest na str. 99 Podręcznika Wnioskodawców.

Tak. Ewentualne koszty utworzenia wyodrębnionego rachunku bankowego lub subkonta oraz transakcji bankowych związanych z realizacją projektu są kosztem kwalifikowanym w ramach Programu.

Podstawą rozliczenia kosztu jest jego udokumentowanie i potwierdzenie zapłaty. W przypadku płatności kartą z konta podstawowego potwierdzeniem będzie zapłata z konta głównego oraz zwrot dokonany z subkonta projektowego na konto główne organizacji.

- Budżet -

Nie ma obowiązku wniesienia wkładu własnego, ale można go umieścić, jeżeli organizacji na tym zależy. Nie będzie to jednak miało wpływu na ocenę wniosku. To oznacza, że koszty kwalifikowane mogą stanowić 100% projektu. Ujęcie wkładu własnego w budżecie nakłada obowiązek jego wykazania i właściwego zaraportowania. Wkład własny podlega tym samym zasadom co wydatki sfinansowane z Funduszy EOG. Należy pamiętać, że wkład własny musi być wykazany proporcjonalnie w każdej pozycji budżetowej.

Wkład nie jest wymagany i nie jest dodatkowo punktowany.

W budżecie należy podać kwoty brutto kosztów kwalifikowanych. W sytuacji, gdy Wnioskodawca jest uprawniony do odzyskiwania VAT, co sprawia, że koszt podatku VAT jest kosztem niekwalifikowanym, należy w budżecie podać kwoty netto w odniesieniu do tych kosztów, w ramach których można odzyskać VAT.

Tak, budżetujemy koszty w złotówkach, a narzędzie do planowania budżetu w Excelu, jak i budżet w Generatorze automatycznie przelicza koszty na euro po kursie 4,2.

Na sfinansowanie kosztów pośrednich przeznaczony jest ryczałt, stanowiący maksymalnie 15% bezpośrednich kwalifikowanych kosztów personelu przypisanego do projektu. Stawkę ryczałtową Wnioskodawca oblicza samodzielnie na podstawie wybranej przez siebie jasno ustalonej metody, np.:
• ustalonej proporcji pomiędzy personelem zaangażowanym w realizację projektu a personelem zatrudnionym przez organizację (przykład w Podręczniku na str. 91-92),,
• ustalonej proporcji pomiędzy budżetem projektu a budżetem całej organizacji,
• ustalonej proporcji pomiędzy kosztami pośrednimi projektu a średnią kosztów administracyjnych organizacji,
• albo innej jasno ustalonej metodzie.
Więcej w podręczniku na str. 87-92.

Tak, mogą Państwo tak zrobić. Stawkę ryczałtową obliczacie samodzielnie. Kalkulacja może opierać się na jednej z powyżej opisanych metod. Więcej w Podręczniku na str. 87-92.

Nie, dokumentacja procedury rozeznania rynku będzie konieczna na etapie realizacji projektu dla kosztów powyżej 5000 EUR.

- Zarządzanie finansami -

Zgodnie z wolą Państw-Darczyńców środki z dotacji w ramach programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny nie mogą stanowić wkładu własnego do innych projektów.

Dotacje przekazywane będą wyłącznie na wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony w złotych polskich.

Grantobiorca przedstawia w sprawozdaniach okresowych i końcowym zestawienie kosztów poniesionych w ramach projektu i działań na rzecz rozwoju instytucjonalnego (jeśli korzysta z dodatkowej części dotacji) w polskich złotych oraz przelicza je na euro po kursie zastosowanym przez bank przy przewalutowaniu rat dotacji wpływających na konto Grantobiorcy. Różnice kursowe są kosztem grantobiorcy.

Koszty poniesione przy realizacji projektu będą przeliczane po kursie zastosowanym przez bank przy przewalutowaniu rat dotacji wpływających na konto Grantobiorcy. Ewentualne ujemne różnice kursowe organizacja będzie musiała pokryć samodzielnie, jednak przy proponowanym przez nas kursie różnice te nie powinny być duże.

Sprawozdania z realizacji projektu wymagają udokumentowania faktycznie poniesionych kosztów. Wyjątkiem są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem określonym w budżecie projektu jako stały procent (maksymalnie 15%) od sumy poniesionych kosztów personelu.

Przy wykazywaniu kosztów pośrednich w sprawozdaniach okresowych i końcowym podstawą do rozliczenia ryczałtu musi być faktyczna kwota wydana na personel, a nie przedstawiona w budżecie kwota kosztów pośrednich. Przy obliczaniu kosztów pośrednich należy zastosować stawkę ryczałtową podaną w budżecie wniosku, w wysokości maksymalnie do 15% bezpośrednich kwalifikowanych kosztów personelu przypisanego do projektu i działań dotyczących rozwoju instytucjonalnego oraz współpracy dwustronnej. A zatem koszty pośrednie nie mogą być wyższe niż koszty bezpośrednie projektu.

Wypłaty gotówkowe z wydzielonego rachunku bankowego są możliwe jedynie w szczególnych przypadkach, gdy zapłata nie może być dokonana w formie przelewu. Przy czym wszystkie wynagrodzenia należy opłacać tylko przelewem. Dowodem poniesienia kosztów jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodem zapłaty (potwierdzenie przelewu). Dowodem zapłaty gotówkowej jest informacja na dokumencie: „Zapłacono gotówką” lub „Forma zapłaty: gotówka”. Ewentualne wydatki gotówkowe można zwracać przelewem z wyodrębnionego rachunku bankowego na podstawie rozliczenia z osobą, która poniosła koszt udokumentowany fakturą.

Nie. Wynagrodzenia, w tym umowy cywilnoprawne – zlecenia i umowy o dzieło – należy opłacać jedynie w formie przelewu.

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji, co w przypadku grantu w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny jest obowiązkowe. W takiej sytuacji organizacja stosująca tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z grantu. Może to zrobić, opracowując np. tabelę pomocniczą, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z grantu, do której będą wpisywane koszty grantu, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

Środki są przekazywane zaliczkowo. Płatność początkowa po podpisaniu umowy grantowej może wynosić maksymalnie 50% kwoty grantu. Konkretną wartość transz będziemy określać na etapie podpisywania umowy i określania harmonogramu płatności.