Pytania i odpowiedzi

Organizacja, która dostanie grant w jakimkolwiek konkursie realizowanym w ramach programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny bądź Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy, nie może ubiegać się o mikrogrant.

Zmiana statusu organizacji nie ma żadnego znaczenia przy procesie składania i oceny wniosków, liczy się data rejestracji organizacji pomiędzy 28.02.2020 a 28.02.2023.

Organizacja może, ale nie musi prowadzić działalności gospodarczej. Środki z tego grantu nie mogą być używane do prowadzenia działalności gospodarczej.

Tak, może, do startu w konkursie nie są wymagane żadne dotychczasowe doświadczenia.

Nie, osoby prywatne nie mogą złożyć wniosku. Katalog podmiotów uprawnionych można znaleźć w ogłoszeniu o konkursie i w cz. 1. Podręcznika.

Kolejność zgłoszeń nie ma żadnego znaczenia, natomiast termin składania wniosków upływa 8.05.2023 o godzinie 12:00.

Tak, wydatkowanie środków można zaplanować od 1.08, natomiast grant zostanie przekazany już po podpisaniu umowy, nie wcześniej niż we wrześniu 2023.

Zależność występuje wtedy, gdy władze lokalne, regionalne lub centralne, podmioty publiczne, partie polityczne lub podmioty komercyjne mają bezpośrednie lub pośrednie prawo wyznaczania co najmniej połowy organu zarządzającego lub nadzorczego danego podmiotu. Jeśli władze publiczne lub podmiot publiczny (np. teatr, uczelnia) lub komercyjny (np. bank, firma) ma prawo wyznaczania co najmniej połowy składu organu zarządzającego lub nadzorczego danego podmiotu, to jest on uważany za zależny od tych instytucji, co wyklucza go z możliwości ubiegania się o grant. Jeśli dany podmiot skupia tylko władze publiczne, podmioty publiczne i/lub komercyjne, to jest on zależny od nich, co wyklucza go z możliwości ubiegania się o grant. Jeśli w danym podmiocie większość członków reprezentuje władze publiczne,
podmioty publiczne i/lub podmioty komercyjne oznacza to, że mają one przeważający wpływ na wybór składu jego organu zarządzającego lub nadzorczego. Taki podmiot uważany jest za zależny od tych podmiotów, co wyklucza go z możliwości ubiegania się o grant.

Przychód organizacji nie podlega ocenie w konkursie na mikrogranty.

Dokumentem wymaganym na etapie podpisywania umowy jest statut, regulamin lub inny dokument określający misję, cele i sposoby działania Wnioskodawcy.

Tak, mogą opisać swoje działania przed formalnym założeniem organizacji.

Szczegółowy opis wymogów dot. standardów działania organizacji znajduje się w pkt A43 we wzorze wniosku.

Działanie realizowane online powinno zostać udokumentowane listą uczestników oraz miejscem ich aktualnego zamieszkania/działań. Oczywiście, w takim działaniu mogą wziąć udział również odbiorcy z Warszawy, natomiast nie będą oni w żaden sposób brani pod uwagę przy rozliczaniu takiego działania.

W ramach grantu można zaplanować wydatki związane z koordynacją i promocją; muszą one być merytorycznie związane z zakresem planowanych działań.

Ze względu na dbałość o transparentność konkursu i równe szanse uczestników, nie konsultujemy wniosków. 21 kwietnia odbędzie się Dzień Otwarty Programu, w trakcie którego, podczas otwartej sesji, można zadać ostatnie pytania i rozstrzygnąć wątpliwości.

Założenie strony internetowej może być jednym z działań zaplanowanych do realizacji w ramach grantu (np. związanych z informacją i promocją).

Częścią budżetu mogą być honoraria dla autorów piszących artykuły na portal prowadzony przez organizację.

Tak, szkolenia dla zespołu mogą być częścią zaplanowanych w ramach grantu działań.

Organizacja może zaplanować działania i koszty związane z opracowaniem planu strategicznego.

W ramach grantu należy zaplanować obowiązkowe 4 działania związane z zarządzaniem, promocją oraz z pracą z odbiorcami działań organizacji.

Zapraszamy do lektury cz. 2. Podręcznika, gdzie opisaliśmy cele szczegółowe oraz przykładowe działania.

Działania powinny być opisane w taki sposób, by można było jednoznacznie ocenić metodologię, sposób prowadzenia działań, ekspertów i zaangażowanie osób uczestniczących.

Wszelkie tego rodzaju sytuacje będziemy rozpatrywać indywidualnie, analizować pod względem finansowym i merytorycznym razem z Grantobiorcą. Niewątpliwie bardzo ważnym czynnikiem dla rozliczenia grantu jest osiągnięcie założonych rezultatów.

Tak, wszyscy Wnioskodawcy otrzymają dostęp do karty oceny eksperta, która zawiera informacje dotyczące sposobu przygotowania, błędów i ogólnej jakości wniosku.

W konkursie nie ma wymogów dot. liczby osób, które muszą zostać objęte wsparciem.

Planujemy przyznać ok. 35 grantów. W konkursie nie stosujemy sztywnego podziału na województwa. Zgodnie z zapisami w Podręczniku staramy się, by jak najwięcej organizacji w różnych regionach Polski otrzymało grant. Najważniejszym kryterium decydującym o przyznaniu grantu jest punktacja.

Tak, we wniosku muszą zostać opisane wszystkie 4 działania.

Nie, wniosek grantowy składany jest samodzielnie przez organizację, bez partnera krajowego czy zagranicznego.

Tak, działania powinny być realizowane tylko na terenie Polski.

Tak, działania będą odbywać się zdalnie.

Nie, uczestnictwo w działaniach dodatkowych nie wymaga planowania kosztów związanych z ich udziałem w budżecie projektu.

Takie koszty nie są obowiązkowe, ale rekomendujemy uwzględnianie ich w budżecie, oczywiście, stosownie do tematyki projektu.

Nie, ograniczenia związane z udziałem w konkursie na mikrogranty dotyczą jedynie grantów otrzymanych w konkursie Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy i Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.

Nie, na potrzeby złożenia wniosku wymagamy przygotowania i opisania planu pracy organizacji.

Nie, w konkursie nie mamy takich ograniczeń.

Można, ale kwota przyznanej nagrody nie może przekroczyć 200 zł na osobę.

Nie, w konkursie nie ma takich ograniczeń.

Tak, Działanie 1. może zawierać różne elementy dot. zarządzania organizacją.

Wykluczenie dotyczy jedynie organizacji z zarządem jednoosobowym.

Koszty związane z mikrograntami nie mogą dotyczyć działalności odpłatnej organizacji.

Nie, to nie jest przeszkoda formalna. Chcemy jedynie sprawdzić, czy organizacja w sposób profesjonalny zajmuje się i zarządza swoimi finansami.

Tak, jak najbardziej.

Wkład własny, czy też jego brak, nie ma żadnego wpływu na ocenę wniosku. Decyzja należy do organizacji aplikującej.

Typowym importem usług jest faktura z Facebooka czy Zooma. Jeżeli jest wystawiona bezpośrednio przez firmę zagraniczną, należy przejść procedurę z Urzędem Skarbowym i zapłacić VAT od faktury. Usługa wykonana w innym kraju (np. szkolenie zrealizowane w Berlinie) nie podlega VATowi. VAT od usługi będzie kwalifikowany, jeżeli będzie zapłacony w okresie kwalifikowalności wydatków projektu.

Koszt najmu jest kosztem kwalifikowanym w ramach limitu 40%, zaś zakup lokalu jest kosztem niekwalifikowanym.

Tak, jeżeli dotyczą środków wydatkowanych w ramach grantu.

Koszty koordynacji mogą być ujęte osobno dla każdego zadania, bądź łącznie, jako koszty zarządzania w działaniu nr 1 (wtedy należy zaznaczyć, że dotyczą koordynacji wszystkich działań).

Można ją rozplanować i rozłożyć w już istniejących kosztach, w każdej pozycji, przesunąć środki pomiędzy działaniami, bądź zaproponować nowe pozycje i uzgodnić je z Operatorem; w tym przypadku potrzebny będzie aneks do umowy.

Tak, jest to standardowa procedura w bankach. Przelewając 10 tys. EUR, bank zastosuje swój dzienny kurs przewalutowania (np. 1 EUR = 4,5 PLN) i w ten sposób otrzymamy 45 000 PLN. Na wyciągu bankowym będzie widoczna informacja, ile EUR zostało przekazane i po jakim kursie zostało wymienione. W taki sposób następuje przekazywanie dotacji we wszystkich konkursach Programu AO-FR.

Przelew następuje w walucie EUR na rachunek PLN. Bank Grantobiorcy automatycznie przewalutowuje środki na walutę, w jakiej jest prowadzony rachunek.

Kurs 4,3000 to jest kurs, po którym Wnioskodawca prognozuje koszty w budżecie, a kurs banku jest to kurs rzeczywisty, po którym Grantobiorca rozlicza się przed Operatorem.

Jeżeli konto jest wyzerowane, jest prowadzone w złotówkach i wyodrębnione – dedykowane jedynie naszemu projektowi, to wystarczy.

Jest taka możliwość i takie koszty są kwalifikowane.

Plan pracy nie zawiera wymogów minimum dot. liczby celów strategicznych.

W mikrograntach nie priorytetyzujemy w żaden sposób lokalnego charakteru organizacji; jest to autonomiczna decyzja organizacji. Działania i rozwój mogą być prowadzone lokalnie, regionalnie, ogólnopolsko, a nawet międzynarodowo.

Tak, wieloosobowy zarząd nie wymaga organu nadzorczego.

Małe organizacje mogą tak samo planować działania wspierające osoby pracujące i współpracujące. Wielkość organizacji nie gra roli.

Żeby osiągnąć rezultaty, można zmodyfikować działania, za zgodą Operatora Programu.

Harmonogram nie musi zakładać wykonywania konkretnej pracy w każdym tygodniu opisywanego okresu.

Działania 3. i 4. nie muszą zakładać fizycznej obecności odbiorców, ważne, by były działaniami na ich rzecz, były zgodne z celami organizacji oraz obszarami wsparcia Programu.

Łączna liczba osób może zawierać zespół organizacji.

To wszytko zależy od poprawności wypełnienia złożonego sprawozdania końcowego. Zgodnie z umową grantową Operator ma 30 dni roboczych na weryfikacje sprawozdania końcowego. Operator zastrzega sobie prawo wezwania Grantobiorcy do poprawienia błędów, dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów w trakcie weryfikacji sprawozdań. W takiej sytuacji termin weryfikacji zostaje przedłużony o 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania wymaganych informacji lub dokumentów. Ostateczna akceptacja sprawozdań następuje w ciągu 20 dni roboczych od zakończenia procesu weryfikacji. Wypłata ostatniej transzy następuje w ciągu 15 dni roboczych od daty ostatecznej akceptacji.

Grantobiorca zobowiązany jest uruchomić wyodrębniony rachunek bankowy lub subkonto w polskich złotych służące rozliczeniom przychodów i kosztów ponoszonych w związku z realizacją grantu. Rachunek projektowy przeznaczony jest wyłącznie do dokonywania operacji bankowych związanych z realizacją grantu. Jeżeli jakiekolwiek koszty (np. wynagrodzenie) były ponoszone z innego rachunku bankowego, to należy je bezzwłocznie zrefundować.

Kurs 1 EUR = 4,3000 PLN stosowany jest TYLKO do prognozowania kosztów w budżecie, który jest załącznikiem do umowy grantowej. W sprawozdaniu (rozliczeniu) Grantobiorca pokazuje poszczególne koszty poniesione w polskich złotych oraz przelicza je na euro po kursie zastosowanym przez bank przy przewalutowaniu transz grantu wpływających na konto Grantobiorcy. Kurs przewalutowania, a tym samym wartość waluty PLN, jaka wpłynie na rachunek bankowy Grantobiorcy, zależy od kilku czynników, m.in. od dnia wypłaty oraz banku Grantobiorcy, jak również przyznanej kwoty dotacji.

Grantem nie można finansować działalności gospodarczej ani odpłatnej. W ramach realizowanych działań nie mogą być pobierane opłaty od osób uczestniczących, tzn. nie jest możliwe np. pobieranie opłat za bilety na wydarzenia organizowane w ramach grantu lub odpłatne sprzedawanie publikacji przygotowanych w ramach grantu.